1. Doel van dit beleid

Dit beleid beschrijft hoe atletiekvereniging Runited omgaat met persoonsgegevens van leden, vrijwilligers, trainers, ouders/verzorgers en bezoekers, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit beleid is bepaald door het bestuur per 1 oktober 2025.

2. Verantwoordelijkheid

Het bestuur is de verwerkingsverantwoordelijke. Voor vragen of verzoeken kunt u contact opnemen via:
E-mail: info@runited.nl
Adres: Mytylweg 79
Telefoon: [Telefoonnummer]

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor:

• Ledenadministratie en contributiebeheer.
• Organisatie van trainingen, wedstrijden en evenementen.
• Communicatie met leden en betrokkenen.
• Wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld richting de Atletiekunie of belastingdienst).

Relevante gegevens kunnen zijn:

• Naam, voorletters en geslacht.
• Geboortedatum en leeftijdscategorie.
• Adres, postcode en woonplaats.
• E-mailadres en telefoonnummer.
• IBAN en betalingsgegevens (voor contributie).
• Lidmaatschapsnummer Atletiekunie.
• Wedstrijdresultaten, ranking of prestaties.
• Medische informatie (alleen indien strikt noodzakelijk, bijv. blessures of allergieën tijdens evenementen).
• Beeldmateriaal (foto’s/video’s bij trainingen of wedstrijden, na toestemming).

4. Grondslagen voor verwerking

De verwerking vindt plaats op basis van:

• Toestemming van het lid of ouder/verzorger (bijv. voor foto’s).
• Uitvoering van het lidmaatschapsovereenkomst.
• Wettelijke verplichting (bijv. financiële administratie).
• Gerechtvaardigd belang (bijv. promotie van evenementen of werving van leden).

5. Bewaartermijnen

• Ledenadministratie: tot 2 jaar na beëindiging lidmaatschap.
• Financiële gegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
• Wedstrijdresultaten: permanent in archief (voor historisch/competitieoverzicht).
• Foto’s/video’s: totdat toestemming wordt ingetrokken of ze niet meer relevant zijn.

6. Delen van gegevens

Gegevens worden alleen gedeeld met:

• Atletiekunie en aangesloten bonden (bijv. voor wedstrijdinschrijving).
• Leveranciers van ledenadministratie-software (verwerkersovereenkomst aanwezig).
• Financiële instellingen (voor contributie-incasso).
• Wij verkopen of verhuren nooit persoonsgegevens aan derden.

7. Beveiliging van gegevens

• Ledenadministratie is beveiligd met wachtwoorden en toegangsbeperkingen.
• Regelmatige back-ups en software-updates.
• Vrijwilligers en trainers krijgen alleen toegang tot gegevens die zij nodig hebben.
• Papieren documenten worden veilig opgeborgen of vernietigd.

8. Rechten van betrokkenen

Leden hebben het recht om:

• Hun gegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen.
• Beperking van of bezwaar tegen verwerking aan te vragen.
• Toestemming voor gebruik van beeldmateriaal in te trekken.
• Een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Verzoeken kunnen worden gestuurd naar info@runited.nl.

9. Wijzigingen in dit beleid

Dit beleid kan worden aangepast om te voldoen aan nieuwe wet- en regelgeving of organisatorische wijzigingen. De meest recente versie is te vinden op onze website.

10. Maatregelen bij misbruik van AVG-rechten

Runited respecteert de rechten van betrokkenen onder de AVG, maar behoudt zich het recht voor om passende maatregelen te nemen bij misbruik van deze rechten. Onder misbruik verstaan wij bijvoorbeeld:

• Herhaaldelijk indienen van ongegronde of buitensporige verzoeken.
• Verzoeken die kennelijk bedoeld zijn om de vereniging te hinderen of schade te veroorzaken.
• Oneigenlijk gebruik van verkregen gegevens van andere leden of betrokkenen.
• Alle niet-functionele zaken om verenigingswerk uit te voeren.

Mogelijke maatregelen zijn:

1. Formele waarschuwing: De betrokkene wordt schriftelijk geïnformeerd over het ongepaste gebruik en dient de (beeld)gegevens te verwijderen.
2. Beperking van verzoekafhandeling: Bij buitensporige of herhaalde ongegronde verzoeken kan de vereniging administratieve kosten in rekening brengen of weigeren het verzoek te verwerken, conform Artikel 12(5) AVG.
3. Intrekking van faciliteiten: Tijdelijke of permanente beperking van toegang tot interne communicatiemiddelen of evenementen, indien het misbruik de vereniging of haar leden schaadt.
4. Melding aan autoriteiten: Bij ernstige gevallen (bijvoorbeeld datalekken veroorzaakt door misbruik of het verspreiden van vertrouwelijke gegevens) kan de vereniging aangifte bij de Politie doen of melding maken bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
5. Schadevergoeding vorderen: Indien misbruik leidt tot financiële of reputatieschade, kan de vereniging juridische stappen ondernemen om schade te verhalen.

Versie 1 oktober 2025